Sabtu, 18 Februari 2012

18 - ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN BERBASIS WEB

Seminar Nasional Teknologi 2007 (SNT 2007) ISSN : 1978 – 9777
Yogyakarta, 24 November 2007
D ‐ 1
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN
BERBASIS WEB PADA PT. SARANG IMITASI
Indrajani, Wily
Universitas Bina Nusantara
e-mail : indrajani@yahoo.com
ABSTRACT
The purpose of this research is to analyze and design PT. Sarang Imitasi’s web based
selling system. The advantages are to increase profit and to give the customers order and buy
something more easier . This method uses data collection, analysis (with survey, interview, and
questionnaire) and design (input forms, process, reports, and database). The result of this
research is web based selling system that can be used by customers 24 hours. In conclusion is the
web based selling system have facilities such as information page, order page, and cancel page.
Keywords : Analysis, Design,Web, Sales
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan Teknologi Informasi yang disertai perkembangan internet saling mendukung satu
sama lain sehingga melahirkan konsep Teknologi Informasi berbasis internet yang
perkembangannya semakin luas dan semakin banyak diterapkan dalam bisnis perusahaan di
berbagai bidang. PT Sarang Imitasi adalah perusahaan yang bergerak dibidang supplier aksesoris
mainan terutama untuk produk snack, stationery (alat-alat tulis, tas sekolah, dan sebagainya),
produk elektronik (jam tangan, radio mini, dan sebagainya) dan imitasi atau tiruan buatan Cina.
Perusahaan ini memiliki pelanggan yang tersebar di Indonesia dan telah menggunakan teknologi
komputer untuk mendukung operasinya, tetapi sistem computerized masih terbatas dalam office
automation untuk mendukung pemrosesan data, transaksi, operasi bisnis dan belum memanfaatkan
teknologi internet dalam hal ini e-Commerce untuk mendukung bisnis dan operasional perusahaan
1.2 Ruang Lingkup
Ruang lingkup yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah :
• Analisis hanya dilakukan pada PT Sarang Imitasi yang berlokasi di Indonesia
• Tidak membahas mengenai masalah keamanan (security) dalam penggunaan e-Commerce dan
transaksi secara online
• Perancangan Web untuk mendukung bisnis perusahaan dari transaksi yang sebelumnya bersifat
offline mengarah pada transaksi online demi kemudahan atau kelancaran dalam bertransaksi
dan memperoleh informasi.
1.3 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penelitian ini adalah :
Seminar Nasional Teknologi 2007 (SNT 2007) ISSN : 1978 – 9777
Yogyakarta, 24 November 2007
D ‐ 2
• Menganalisis permasalahan yang dihadapi perusahaan mengenai efektivitas transaksi dan
penjualan produk-produk perusahaan.
• Merancang e-Commerce yang terfokus pada e-Selling (penjualan dan transaksi secara online)
sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Adapun manfaat dari penelitian ini antara lain :
• Meningkatkan dan memperluas transaksi dan penjualan produk perusahaan.
• Memberikan kemudahan kepada para pelanggan dalam memperoleh informasi, melakukan
transaksi atau pemesanan secara online.
1.4 Metodologi Penelitian
Metode penelitian yang digunakan adalah :
• Metodologi Analisis terdiri atas :
a. Penelitian atas sistem yang sedang berjalan
b. Analisis terhadap temuan dari penelitian
c. Studi Pustaka
d. Identifikasi persyaratan sistem
• Metodologi Perancangan
a. Rancangan database berbasis object oriented.
b. Pembuatan struktur menu.
c. Pembuatan spesifikasi database.
d. Pembuatan tampilan layar.
2. LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Penjualan
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi
bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001). Sistem juga adalah kumpulan dari
komponen-komponen peralatan model requirements, function dan interface (Mathiassen, Lars,
2000). Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk
mencapai suatu tujuan. Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerjasama untuk
mencapai tujuan guna memperbaiki organisasi ke arah yang lebih baik (McLeod, 1998).
Informasi adalah salah satu jenis sumberdaya yang tersedia bagi manajer, yang dapat dikelola
seperti halnya sumberdaya yang lain. Informasi dari komputer dapat digunakan oleh para manajer,
non manajer, serta orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan(McLeod,
2001).
Sistem Informasi adalah suatu system dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung orerasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari
suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan
(McLeod, 2001).
Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi barang atau jasa baik secara kredit atau jasa untuk
mendapatkan sumberdaya lainnya seperti kas atau janji untuk membayar (piutang). Penjualan
Seminar Nasional Teknologi 2007 (SNT 2007) ISSN : 1978 – 9777
Yogyakarta, 24 November 2007
D ‐ 3
adalah suatu aktivitas perusahaan yang utama dalam memperoleh pendapatan, baik untuk
perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Penjualan merupakan sasaran akhir dari kegiatan
pemasaran, karena pada bagian ini ada penetapan harga, diadakan perundingan dan perjanjian serah
terima barang, maupun perjanjian cara pembayaran yang disepakati oleh kedua belah pihak,
sehingga tercapai suatu titik kepuasan (Mulyadi, 2001).
Sistem Penjualan adalah sistem yang melibatkan sumberdaya dalam suatu organisasi, prosedur,
data, serta sarana pendukung untuk mengoperasikan sistem penjualan, sehingga menghasilkan
informasi yang bermanfaat bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.
Sistem Informasi Penjualan diartikan sebagai suatu pembuatan pernyataan penjualan, kegiatan
akan dijelaskan melalui prosedur-prosedur yang meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya
pesanan dari pembeli, pengecekan barang ada atau tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman
barang yang disertai dengan pembuatan faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan yang
berlaku (Niswonger, 1999).
2.2 Internet
Internet adalah sebuah jaringan besar yang terdiri dari berbagai jaringan yang meliputi jaringan
bersifat bisnis, pendidikan dan riset serta menghubungkan jutaan komputer didalam jaringanjaringan
tersebut (O’Brien,1997). WWW adalah sistem client/server yang dirancang untuk
menggunakan dokumen hypertext dan hypermedia via Internet. WWW menggunakan HTTP
(Hypertext Transfer Protocol) untuk bertukar informasi, image, dan data lain. Dokumen diformat
dalam HTML (Hypertext Markup Language) yang digunakan untuk menciptakan halaman dan
dokumen yang disajikan pada Web (Ellsworth Jill H. & Ellsworth Matthew V, 1997). URL
merupakan singkatan dari Uniform Resources Locator adalah cara standar yang digunakan untuk
menentukan situs atau halaman pada internet. URL merupakan cara standar untuk menampilkan
informasi tentang jenis isi dan lokasi file : nama file, lokasi komputer di internet, letak file di dalam
komputer, dan protokol internet yang digunakan untuk mengakses file itu(Ellsworth Jill H. &
Ellsworth Matthew V, 1997).
2.3 E-CommerceE-Commerce adalah konsep baru yang menggambarkan proses pembelian dan
penjualan atau pertukaran produk, jasa, dan informasi melalui jaringan komputer termasuk internet
(Turban, Efraim,2000). E-Commerce dapat diartikan secara dekat. Itu dapat dikatakan mencakup
hanya transaksi bisnis yang disetujui dengan pelanggan dan pemasok dan sering digambarkan
sebagai bagian dari internet, mengingat tidak ada alternative lain untuk komunikasi. Ada tiga pilar
elektronik yang menyokong proses-proses pasar terbuka yaitu: informasi elektronik, hubungan
elektronik, dan transaksi elektronik (McLeod, Raymond,1998).
2.4 Analisis SWOT
SWOT adalah identifikasi berbagai factor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan.
SWOT terdiri dari kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dianalisa oleh perusahaan
tersebut untuk menentukan langkah-langkah strategis untuk perusahaan tersebut. Berikut ini
penjelasan Analisis SWOT (Rangkuti,2002) :
o Strength
Kekuatan yang dimiliki oleh suatu perusahaan dibandingkan dengan para pesaing. Misalnya
kekuatan pemasaran dan penjualan.
o Weakness
Kelemahan yang biasanya berbentuk masalah-masalah yang dihadapi oleh suatu perusahaan
dibandingkan dengan para pesaingnya.
Seminar Nasional Teknologi 2007 (SNT 2007) ISSN : 1978 – 9777
Yogyakarta, 24 November 2007
D ‐ 4
o Opportunity
Peluang merupakan suatu bidang kebutuhan pembeli di mana perusahaan dapat beroperasi
secara menguntungkan. Peluang dapat digolongkan menurut daya tariknya dan kemungkinan
berhasilnya.
o Threats
Ancaman merupakan tantangan akibat kecenderungan atau perkembangan yang kurang
menguntungkan yang akan mengurangi penjualan dan laba jika tidak dilakukan tindakan
defensive (pertahanan).
Ada 4 alternatif strategi yang tersedia yaitu (Rangkuti, 2002, p31-32) :
o Strategi SO
Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh
kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya.
o Strategi ST
Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi
ancaman.
o Strategi WO
Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan
kelemahan yang ada.
o Strategi WT
Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensive dan berusaha meminimalkan
kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.
2.5 Basis Data
Database adalah penggunaan bersama dari data yang terhubung secara logis dan deskripsi dari
data, yang dirancang untuk keperluan informasi dari suatu perusahaan (Connolly dan Begg ,2002).
Dua tujuan utama dari konsep database adalah untuk memperkecil pengulangan data dan mencapai
independensi data. Pengulangan data (data redudansi) adalah duplikasi dari data, yaitu data yang
sama yang disimpan dalam bermacam-macam file. Independensi data adalah kemampuan untuk
membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan untuk program yang
memproses data. Independensi data dilakukan melalui penempatan spesifikasi data dalam tabeltabel
dan kamus yang terpisah secara khusus dari program-program. Program tersebut
menunjukkan tabel dalam pemesanan untuk mengakses data. Perubahan struktur data hanya
dilakukan sekali di dalam tabel
2.5 Interaksi Manusia dan Komputer
IMK (Interaksi Manusia Komputer) adalah suatu studi mengenai bagaimana manusia berinteraksi
dengan komputer dan sampai sejauh mana komputer dikembangkan untuk interaksi yang berhasil
dengan manusia. Satu faktor penting dari IMK adalah user-user yang berbeda akan membentuk
konsepsi-konsepsi atau model-model mental yang berbeda mengenai cara mereka berinteraksi,
belajar dan menyimpan pengetahuan dan keahlian (model kognitif yang berbeda untuk orang
dengan “left-brained” dan “right-brained”). Pada akhirnya, preferensi user akan berubah setelah
mereka secara gradual menguasai interface-interface baru (Shneiderman, Ben,1998).
3. ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
PT Sarang Imitasi bergerak di bidang supplier aksesoris mainan untuk produk snack
(sebagai fokus utama), stationery (alat-alat tulis, tas sekolah, dan sebagainya), produk elektronik
(jam tangan, radio mini, dan sebagainya) dan imitasi (tiruan). PT Sarang Imitasi berinteraksi
Seminar Nasional Teknologi 2007 (SNT 2007) ISSN : 1978 – 9777
Yogyakarta, 24 November 2007
D ‐ 5
dengan pabrik di China dan beberapa supplier di China, Hongkong dan Taiwan, terutama dalam
pemasaran produk (penyampaian informasi dan gambar produk baru, pesanan, stok, dan
sebagainya) dengan fasilitas komunikasi, email, dan jasa angkutan laut.
• Pelanggan dapat memperoleh informasi dan harga produk dari bagian Marketing. Pelanggan juga
dapat memesan sesuai desain yang diinginkan.
• Pelanggan yang ingin memesan produk (order minimum 5000 pieces) dapat menghubungi lewat
telepon, email atau datang langsung ke PT Sarang Imitasi yang akan dilayani oleh bagian
Marketing (pembatalan pemesanan dapat dilakukan oleh pelanggan dalam waktu 24 jam) dan
jika sudah pasti maka akan dibuat Surat Pemesanan Barang (PO) rangkap tiga. Lembar satu
untuk diserahkan ke bagian gudang, lembar dua untuk pelanggan dan lembar tiga untuk bagian
keuangan. Pelanggan baru (2-3 kali transaksi) harus membayar secara cash, sedangkan pelanggan
tetap diberi batas waktu pembayaran 14 - 30 hari sesuai kesepakatan.
• Bagian gudang akan mengecek persediaan dan database barang. Bila stok kurang atau tidak
tersedia maka bagian gudang akan melaporkan permintaan pembelian kepada bagian pembelian,
lalu bagian pembelian akan melakukan pembelian barang yang habis tersebut.
• Selanjutnya bagian gudang mempersiapkan atau packing barang dan menyerahkan PO kepada
bagian keuangan yang akan membuat faktur dan diserahkan ke bagian pengiriman.
• Bagian pengiriman akan membuat surat jalan dan mengirim barang beserta faktur dan surat jalan
kepada pelanggan. Barang yang rusak atau tidak sesuai dapat dikembalikan dan bagian keuangan
membuat retur penjualan. Untuk pembayaran tunai atau langsung akan diserahkan ke bagian
keuangan dan dicap lunas sedangkan pembayaran oleh pelanggan tetap sesuai tanggal jatuh
tempo.
• Pembayaran yang melewati jatuh tempo dikenakan charge 3 %. Pengiriman barang untuk daerah
Jakarta menggunakan transportasi dari perusahaan dan untuk pelanggan di luar kota
menggunakan jasa ekspedisi dan biaya pengiriman ditanggung pelanggan.
Gambar 3.1 Use Case Sistem Informasi Penjualan Yang sedang Berjalan
Analisis SWOT
Analisis SWOT digunakan sebagai pembanding antara faktor internal (kekuatan dan
kelemahan) dan eksternal (peluang dan ancaman) perusahaan yang berguna untuk mengetahui
kondisi perusahaan dan sebagai pedoman dalam menentukan kebijakan perusahaan.
1. Strenghts (Kekuatan)
- Penggunaan SQL Server dan Delphi untuk mendukung dan memberi kemudahan dalam
pengolahan database.
Seminar Nasional Teknologi 2007 (SNT 2007) ISSN : 1978 – 9777
Yogyakarta, 24 November 2007
D ‐ 6
- Memiliki pelanggan (sebagian besar adalah perusahaan) yang beragam dan tersebar luas di
Indonesia.
- Pembagian dan pemisahan struktur organisasi ke dalam divisi agar memudahkan
pelaksanaan tugas masing-masing.
- Pangsa pasar terhadap produk perusahaan cukup luas
- Memproduksi produk yang beragam sesuai tren dengan harga terjangkau
- Dukungan suplai dari pabrik dan supplier terutama di Cina
2. Weakness (Kelemahan)
- Masih ditemui kendala waktu dalam penyampaian informasi (pengiriman data, gambar
barang dan sebagainya) terutama untuk pelanggan di luar kota
- Kendala dalam kemampuan bahasa (terutama bahasa Mandarin) dalam berinteraksi dengan
pabrik dan supplier di Cina.
- Kurangnya sarana penunjang yang efektif dalam penjualan
3. Opportunities (Peluang)
- Pangsa pasar yang besar dan dapat diperluas ke berbagai daerah
- Tren yang semakin beragam dan berkembang untuk dapat melakukan diversifikasi
- Dukungan sarana dan prasarana yang semakin baik (transportasi, teknologi informasi,
internet, dan sebagainya) khususnya oleh pemerintah.
4. Threats (Ancaman)
- Kinerja perusahaan dan staff yang masih perlu ditingkatkan karena dinilai kurang
maksimal
- Persaingan harga dan bisnis yang semakin kompleks dan tidak sehat
- Kondisi ekonomi & iklim investasi yang belum stabil
- Kebijakan pemerintah yang lemah dan kurang efektif sehingga menghambat perkembangan
usaha dan investasi
Identifikasi Masalah
Dalam promosi dan pemasaran produk, PT Sarang Imitasi mengunakan sistem sampel
dengan menyebarluaskan contoh gambar barang dan informasi produk kepada pelanggan tetap dan
baru yang ada di berbagai daerah dengan menggunakan email, fax atau pos. Pengiriman barang
menggunakan transportasi perusahaan untuk daerah Jakarta dan sekitarnya, sedangkan untuk luar
kota menggunakan jasa ekspedisi. Dari hasil pengamatan, maka dapat kami uraikan mengenai
permasalahan yang terjadi yaitu :
• PT Sarang Imitasi masih memanfaatkan sistem pemesanan biasa (datang langsung, melalui
telepon atau email) sehingga pelanggan masih mengalami kesulitan dan transaksi berjalan
lambat.
• Selain itu juga masalah atau kendala waktu dalam pengiriman gambar produk atau pertukaran
informasi dengan pelanggan yang memakan waktu lama terutama untuk pelanggan di luar kota
karena dukungan sarana komunikasi dan transportasi yang tersedia kurang efektif.
• Berdasarkan perbandingan data transaksi atau volume penjualan tahun 2003, 2004 dan 2005
telah terjadi penurunan omset penjualan sekitar 40% di tahun 2005 ini dibandingkan dengan
penjualan tahun-tahun sebelumnya.
Seminar Nasional Teknologi 2007 (SNT 2007) ISSN : 1978 – 9777
Yogyakarta, 24 November 2007
D ‐ 7
Usulan pemecahan Masalah
Dengan melihat dan menganalisa permasalahan yang terjadi pada perusahaan, maka solusi
pemecahan yang dapat dilakukan antara lain :
• Untuk memudahkan operasi bisnis dan kemudahan transaksi pada perusahaan maka perlu dibuat
sistem penjualan berbasis Web (pemesanan secara online) yang dapat menghemat waktu terutama
dalam penyampaian atau pertukaran informasi (data, contoh gambar produk, dan sebagainya),
pemesanan produk dan transaksi dapat dilakukan dimana saja setiap saat oleh pelanggan di
berbagai daerah
• Perancangan Web disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan pelanggan terutama berkaitan
dengan informasi produk, pemesanan dan informasi pendukung lainnya yang dapat diakses oleh
pelanggan setiap waktu.
• Perancangan Web pada PT Sarang Imitasi sebagai sarana untuk memperluas pemasaran atau
penjualan dengan tujuan meningkatkan volume transaksi dan omset penjualan yang menurun.
4. RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Prosedur Sistem yang Diusulkan
• Pelanggan mengunjungi website PT Sarang Imitasi untuk melihat daftar produk. Bila pelanggan
berminat untuk memesan maka pelanggan harus terlebih dahulu untuk melakukan login bagi
member lama, dan bagi member baru diharuskan untuk melakukan registrasi atau daftar untuk
mendapatkan User ID Pelanggan sehingga pelanggan dapat melakukan pemesanan.
• Setelah itu pelanggan dapat memilih produk dan jumlah yang ingin dipesan sesuai dengan
ketentuan kemudian pelanggan men-submit pemesanan. Pelanggan akan menerima konfirmasi
pemesanan tersebut yang akan dikirim melalui e-mail.
• Kemudian Marketing akan memproses dan mempersiapkan pesanan pelanggan.
• Pembayaran dilakukan dengan cara transfer ke rekening PT Sarang Imitasi sesuai batas jatuh
tempo. Pembayaran yang melewati jatuh tempo dikenakan charge 3 %. Kemudian pelanggan
melakukan konfirmasi pembayaran dengan mengirim bukti transfer melalui fax atau email dan
bagian keuangan mengecek pembayaran tersebut dan memberikan keterangan lunas.
• Admin mengelola dan mengupdate database setiap waktu dan setiap terjadi perubahan pada
database.
Gambar 4.1 Use Case Penjualan Yang Diusulkan
Seminar Nasional Teknologi 2007 (SNT 2007) ISSN : 1978 – 9777
Yogyakarta, 24 November 2007
D ‐ 8
Gambar 4.2 Navigation Diagram Halaman Utama Web
5. KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan analisis dari penelitian yang kami lakukan, berikut simpulan yang dapat kami uraikan:
• Dengan mengaplikasikan sistem penjualan berbasis web ( Web Base ) PT. Sarang Imitasi dapat
melakukan promosi / pengenalan produk - produk yang ada secara efisien dan efektif.
• Kemudahan bagi pelanggan untuk dapat memperoleh informasi secara jelas mengenai produk –
produk yang ada, sehingga pelanggan tidak perlu datang langsung ataupun menunggu pengiriman
informasi produk.
• Dapat mengurangi biaya pengiriman informasi produk dan mendukung system yang telah ada.
Saran atau masukan yang dapat kami berikan untuk menunjang atau pengembangan sistem
selanjutnya adalah sebagai berikut:
• Melakukan pengembangan dan penyempurnaan sistem, seperti : peningkatan sekuriti atau
keamanan dalam bertransaksi, fasilitas transaksi pembayaran, back up dan recovery system,
forum online dan fitur-fitur lainnya untuk melengkapi fasilitas yang telah ada.
• Perlunya upaya publikasi atau mempromosikan Website kepada pelanggan dan dukungan atau
pengembangan sumber daya dan staff IT dari PT Sarang Imitasi untuk memperoleh hasil yang
lebih maksimal.
DAFTAR PUSTAKA
Connolly, Thomas M., Begg, Carolyn E. (2002). Database Systems, A Practical Approach to
design, implementation and management. Addison—Wesley.
Ellsworth, Jill H. and Matthew V. Ellsworth. (1997). Pemasaran Di Internet. Tejemahan Yulianto.
Grasindo, Jakarta
Mathiassen, Lars, dkk. 2000. Object Oriented Analysis and Design. Marko Publishing. APS,
Denmark.
Mcleod, Raymond. (1998). Management Information System. Seventh Edition. Prentice Hall, New
Jersey.
Mcleod, Raymond. (2001). Sistem Informasi Manajemen. Edisi ke-tujuh : jilid 1. PT. Prenhallindo,
Jakarta.
Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Edisi ke-tiga. Salemba 4, Jakarta.
Seminar Nasional Teknologi 2007 (SNT 2007) ISSN : 1978 – 9777
Yogyakarta, 24 November 2007
D ‐ 9
Niswonger, C.Rollin; E.Fess, Philip; S.Warre, Carl. 1999. Prinsip-prinsip Akuntansi. Jilid-1. Edisi
ke-19. Erlangga, Jakarta
O’Brien, James.A. (1997). Intoduction to Information System. Edisi ke-8. Times Mirror Higher
Education Group Inc, Chicago.
Rangkuti, Freddy. (2002). Analisis SWOT, Teknik Membedah Kasus Bisnis. PT Gramedia Pustaka
Utama, Jakarta.
Turban, Efraim, et al. (2000). Electronic Commerce : A Managerial Perspective. Prentice-Hall Inc,
USA
Shneiderman, Ben .(1998). Designing the user interface : Strategies for Effective Human Computer
Interconnection, Third Edition. Addison Wesley Longman, Inc, Massacuhsetts

1 komentar: